Für jeden berufstätigen Österreicher ist eine gut durchdachte Abwesenheitsnotiz wirklich entscheidend. Sei es, dass Sie in den Urlaub fahren oder aufgrund einer Krankheit abwesend sind – eine automatische Antwort stellt immer sicher, dass Ihre Kollegen in der Firma, Kunden und Geschäftspartner informiert sind. In diesem Artikel hier auf CeiberWeiber erfahren Sie, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz richtig formulieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Wir bieten Ihnen dafür hilfreiche Tipps und Vorlagen an.
Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?
Eine gute Abwesenheitsnotiz muss natürlich klar und informativ sein. Sie sollten sicherstellen, dass sie kompakt bleibt, aber alle notwendigen Informationen enthält. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie definitiv berücksichtigen sollten:
- Zeitraum: Geben Sie an, wie lange Sie abwesend sind.
- Wiedererreichbarkeit: Nennen Sie den Tag, an dem Sie wieder erreichbar sind.
- Vertretung: Falls jemand Sie vertritt, geben Sie deren Kontaktinformationen an.
- Optionale Information: Manchmal ist es hilfreich, den Grund der Abwesenheit zu nennen, wie Urlaub oder Krankheit.
Beispiele für Abwesenheitsnotizen
1. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub
Diese Vorlage ist perfekt für Geschäftsreisende oder einen längeren Urlaub:
Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT.MM.JJ wieder für Sie erreichbar. In dringenden Fällen können Sie sich an meine Kollegin, Frau Mustermann, wenden: mustermann@firma.at. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
2. Abwesenheitsnotiz bei Krankheit
Wenn Sie leider krankheitsbedingt abwesend sind, können Sie diese Nachricht verwenden:
Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich bin leider krank und werde voraussichtlich ab dem TT.MM.JJ wieder im Büro sein. In dringenden Fällen können Sie meinen Kollegen Herrn Mustermann unter mustermann@firma.at erreichen. Alles Gute, [Ihr Name]
3. Abwesenheitsnotiz mit Vertretung
Wenn Sie vertreten werden, sollten Sie das auch klar kommunizieren:
Guten Tag, danke für Ihre Nachricht. Ich bin momentan außer Haus, aber Frau Musterfrau wird mich in meiner Abwesenheit vertreten. Sie können sie unter musterfrau@firma.at oder unter der Telefonnummer 0123-456789 erreichen. Beste Grüße, [Ihr Name]
Einige Tipps für die Erstellung einer persönlichen Abwesenheitsnotiz
Es ist und sollte immer möglich sein, eine persönliche Note in Ihre Abwesenheitsnotiz einzubauen. Einige gute Tipps für Angestellte gibt es z.b. auf AMS.at oder auch Der Standard hat Tipps bereits, wie man die perfekte Abwesenheitsnotiz schreibt. Ein Beispiel von CeiberWeiber wie Sie je nach Anlass eine lockere oder formellere Nachricht wählen können:
- Lockere Formulierungen: „Ich bin gerade auf einer Reise, aber Sie können mich ab dem TT.MM.JJ wieder erreichen.“
- Besondere Anlässe nutzen: „Ich wünsche Ihnen ein frohes Weihnachtsfest und freue mich, ab dem TT.MM.JJ wieder für Sie da zu sein.“
- Humor für Kollegen: „Falls mich der Berg nicht verschluckt, bin ich ab TT.MM.JJ wieder da.“
Vorsicht bitte! Risiken bei der Abwesenheitsnotiz
Abwesenheitsnotizen können jedoch auch Risiken bergen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz. Achten Sie deswegen darauf, keine zu detaillierten Informationen preiszugeben, wie genaue Zeiträume oder zu genaue Abwesenheitsgründe, die für Betrüger von Vorteil sein könnten.
FAQ: Häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz
Wie sollte eine Abwesenheitsnotiz aussehen?
Eine Abwesenheitsnotiz sollte immer klar, prägnant und informativ sein. Geben Sie den Zeitraum der Abwesenheit an, informieren Sie über Ihre Wiedererreichbarkeit und fügen Sie gegebenenfalls eine Vertretung hinzu. Für eine formelle Nachricht sollten Sie höfliche Anrede- und Schlussformeln verwenden.
Welche Abwesenheitsnotiz bei längerer Krankheit?
Wenn Sie länger krank sind, sollten Sie einen Ansprechpartner für dringende Anliegen nennen und eventuell eine unbestimmte Rückkehrzeit angeben, wie zum Beispiel: „Ich bin derzeit krank und kann nicht genau sagen, wann ich wieder erreichbar bin.“
Wie erstelle ich eine automatische E-Mail Antwort in Outlook?
In Outlook können Sie eine automatische Antwort einrichten, indem Sie in den Einstellungen auf „Automatische Antworten“ gehen. Dort können Sie den Zeitraum der Abwesenheit sowie den Text der Abwesenheitsnotiz festlegen. Microsoft hat zum Thema „Verwenden von Regeln“ einen sehr guten Ratgeber verfasst.
Fazit zur Abwesenheitsnotiz
Eine Abwesenheitsnotiz ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftskommunikation und sollte professionell formuliert sein. Nutzen Sie die Vorlagen und Tipps von CeiberWeiber, um Ihre perfekte Abwesenheitsnotiz zu erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.
